一、12 个月前：

　　1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，确定全年展览计划；

　　2、与展览主办单位或代理公司联系，取得初步资料；

　　3、选定场地；一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；

　　4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划。  

　　二、9个月前：

　　1、设计展览结构；

　　2、取得展览管理公司的设计批准；

　　3、选择并准备参展产品；

　　4、与国外潜在客户及目前顾客联络；

　　5、制作展览宣传册。  

　　三、6 个月前：

　　1、以广告或邮件等进行推广活动；

　　2、确定旅行计划；

　　3、预付展览场地及其他服务所需款项；

　　4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译；

　　5、安排展览期间翻译员；

　　6、向服务承包商及展览组织单位定购促销广告。  

　　四、3 个月前：

　　1、继续追踪产品推广活动；

　　2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签；

　　3、将展位结构设计做最后的决定；

　　4、计划访客回应处理程序；

　　5、训练参展员工；

　　6、排定展览期间的约谈；

　　7、安排展览现场或场外的招待会；

　　8、出国展则需购买外汇。
  
　　五、四天前：

　　1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包；

　　2、搭乘飞机至目的地。

　　六、三天前：

　　1、抵达，饭店登记；

　　2、视查展览厅及场地；

　　3、咨询运输商，确定所有运送物品是否安全抵达；

　　4、指示运输承包商将物品运送至会场；

　　5、联络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；

　　6、与展览组织代表联络，告知通讯方法；

　　7、访问当地顾客。  

　　七、两天前：

　　1、确定所有物品运送完成；

　　2、查看租用的设备及所有用品，了解其功能；

　　3、布置展位；

　　4、将所有活动节目做最后的决定。
  
　　八、一天前：

　　1、将摊位架构、设备及用品做最后的检查；

　　2、将促销用品送达直接分配中心；

　　3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后沟通。  

　　九、展览期间：

　　1、尽早到会场；

　　2、展览第一天即将新闻稿送到会场的新闻中心；

　　3、实地观察后尽早预约明年场地；

　　4、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；

　　5、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，应及时报告总部作出合理答复。一旦应诺，必须按质按期完成

　　6、将每日情况做成简报通知员工；

　　7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便及时处理及回应。